Górne limity wysokości wynagrodzeń określone w ustawie o zasadach kształtowania wynagrodzeń osób kierujących niektórymi spółkami (art. 10) nie dotyczą zwrotów kosztów związanych z udziałem przez członków rady nadzorczej w pracach rady. Członek rady pomimo maksymalnej wartości wynagrodzenia nie traci uprawnienia do zwrotu kosztów m.in. dojazdu na posiedzenie rady nadzorczej.

Problem

Ustawa o zasadach kształtowania wynagrodzeń osób kierujących niektórymi spółkami została uchwalona w czerwcu 2016 r. Określa ona zasady wynagradzania członków rad nadzorczych spółek z większościowym udziałem samorządu terytorialnego lub Skarbu Państwa. We wrześniu 2016 r. do kodeksu spółek handlowych dodany został art. 222¹ rozdzielający nieobligatoryjne wynagrodzenie członka rady nadzorczej od bezwzględnego prawa do uzyskiwania przez niego zwrotu kosztów związanych z udziałem w pracach rady. Na tym tle pojawiło się pytanie, czy w przypadku pobierania przez członków rady nadzorczej maksymalnego wynagrodzenia, określonego w art. 10 ustawy o zasadach kształtowania wynagrodzeń (…), dopuszczalne jest zwracanie im kosztów związanych z ich udziałem w pracach rady?

Wspólna regulacja

Rozumiejąc powagę problemu oraz doniosłość skutków wynikających z wypłatą przez spółkę świadczeń nienależnych, warto zwrócić uwagę, że obie wyżej wymienione ustawy są ze sobą wyraźnie powiązane. Dodanie bowiem art. 222¹ k.s.h. wynika z art. 15 pkt. 1 i pkt. 2 ustawy o zasadach kształtowania wynagrodzeń osób kierujących niektórymi spółkami. Oznacza to, że ustawodawca doskonale wiedział, iż ograniczając wysokość wynagrodzeń, nie ogranicza wysokości oraz rodzajów kosztów członków rad nadzorczych związanych z udziałem w pracach rady. Zatem koszty te mogą być zwracane nawet wówczas, gdy członkowie rady nadzorczej pobierają wynagrodzenie w maksymalnej wartości przewidzianej ustawą.

Ile mogą stanowić koszty?

Trudno dokładnie określić wysokość kosztów, gdyż nie sposób dokładnie określić ich rodzaju. Kosztem związanym z udziałem w pracach rady może być wszystko co jest niezbędne do prawidłowego wykonywania obowiązków członka rady nadzorczej. Będą to z całą pewnością koszty dojazdów. Pozostałe koszty należy rozpatrywać przez pryzmat ich zasadności. Ciężko uznać za koszt nocleg w hotelu, jeżeli posiedzenie rady odbywa się w miejscowości oddalonej o kilka kilometrów od miejsca zamieszkania członka rady. Kosztem natomiast może być specjalistyczne szkolenie podnoszące kompetencje członka rady, które są mu niezbędne do sprawowania funkcji np. szkolenie z zakresu taryfikacji. Ważne, by ponoszone koszty nie stanowiły próby obejścia ustawy, stanowiąc ukrytą formę dodatkowego (większego od maksymalnego) wynagrodzenia członka rady. Taką próbą mogą być np. ryczałty na pokrywanie kosztów, które dodatkowo mogą powodować problemy w zakresie podatku dochodowego.

Dobra rada

Pomimo, iż ustawa nie nakazuje podejmowania uchwał określających, co stanowi koszt członka rady związany z udziałem w pracach rady, warto by zgromadzenie wspólników taką uchwałę podjęło. W zakresie określonym uchwałą nie będą występowały wątpliwości co do kwalifikacji konkretnych wydatków jako koszt. Ponadto uchwałą można określić sposób dokumentowania, przedkładania do rozliczenia oraz dokonywania zwrotu kosztów, by nie stanowiły one zarzewia sporu pomiędzy radą nadzorczą a zarządem.

Zatem ile?

Wynagrodzenie członka rady nadzorczej wynika z uchwały zgromadzenia wspólników lub umowy spółki, zatem jego wysokość jest spółce znana. Podstawa wymiaru stanowiąca wysokość przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw bez wypłat nagród z zysku w czwartym kwartale roku poprzedniego, została tradycyjnie zamrożona na poziomie obowiązującym w czwartym kwartale 2016 r. (art. 22 ustawy o szczególnych rozwiązaniach służących realizacji ustawy budżetowej na rok 2019). Iloczyn określony w art. 10 ustawy o zasadach (…) pozwala dokładnie tę wartość określić. Wysokości kosztów nie sposób dokładnie obliczyć w oderwaniu do funkcjonowania konkretnej spółki, jednak wykształcona w spółce praktyka kwalifikowania kosztów, poparta stosowną uchwałą zgromadzenia wspólników pozwala takie koszty bardzo precyzyjnie określać.