SĄDY REJESTROWE ODMAWIAJĄ WPISU ZGŁOSZONYCH ZMIAN W UMOWIE SPÓŁKI Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ Z POWODU BŁĘDÓW NIEDOSTRZEŻONYCH NA ETAPIE UCHWALANIA TYCH ZMIAN. ZAKWESTIONOWANE ZAPISY NIE STAJĄ SIĘ WÓWCZAS CZĘŚCIĄ UMOWY. ZASADY POPRAWNOŚCI I STARANNOŚCI POWINNY BYĆ ZATEM PRZESTRZEGANE NIE TYLKO W TRAKCIE PROCESU TWORZENIA UMOWY SPÓŁKI (AKTU ZAŁOŻYCIELSKIEGO), ALE WŁAŚNIE TAKŻE W TRAKCIE ZMIANY JEJ (JEGO) TEKSTU.

NA CO ZWRACAĆ UWAGĘ?

Zmiany w umowie mogą mieć różnorodny charakter – od zmian czysto technicznych zmierzających do wyeliminowania drobnych uchybień znajdujących się w aktualnym brzmieniu umowy, aż po te daleko ingerujące w prawa i obowiązki udziałowców czy kompetencje organów. Na uwadze należy mieć między innymi to, aby wprowadzone zmiany nie doprowadziły do wewnętrznej sprzeczności w samej umowie. Na przykład, w przypadku wprowadzenia zmiany umowy spółki stanowiącej o tym, że członków Zarządu powoływać będzie Rada Nadzorcza, należałoby jednocześnie usunąć taką kompetencję z zakresu kompetencji Zgromadzenia Wspólników, która z reguły zawierana jest w pierwotnym brzmieniu umowy. Częstym błędem popełnianym w trakcie procedury zmiany jest ingerencja w treść zapisów umowy, bez jednoczesnej ingerencji w oznaczenie jednostek redakcyjnych. Zmiana numeracji wywołana dodaniem lub usunięciem zapisów umowy, skutkuje wówczas tym, że odsyłający zapis umowy nie jest już skorelowany z odesłanym zapisem umowy. Uchybienia takie mogą wywołać istotne wątpliwości interpretacyjne na etapie późniejszego stosowania umowy w działalności spółki. Oprócz błędów natury merytorycznej czy redakcyjnej, na uwadze trzeba mieć także dochowanie warunków proceduralnych podjęcia uchwały. Autorzy zmian często zapominają, że zgodnie z art. 246 § 3 k.s.h. uchwała dotycząca zmiany umowy spółki, zwiększająca świadczenia wspólników lub uszczuplająca prawa udziałowe bądź prawa przyznane osobiście poszczególnym wspólnikom, wymaga zgody wszystkich wspólników, których dotyczy. Przykładem takiej zmiany jest uchwała zgromadzenia wspólników zmieniająca umowę spółki przez wyłączenie indywidualnej kontroli wspólników. Sąd Najwyższy (wyrok z dnia 13 czerwca 2013 r.; IV CSK 694/12) uznał bowiem, że uchwała taka pozbawia wspólników prawa służącego każdemu wspólnikowi z mocy art. 212 § 1 k.s.h. z tytułu posiadanego udziału i przez to stanowi uszczuplenie prawa udziałowego każdego wspólnika, dlatego wymaga – z mocy art. 246 § 3 k.s.h. – uzyskania zgody każdego wspólnika.

DOPIERO W TEKŚCIE JEDNOLITYM.

Wpis ma charakter konstytutywny, dlatego aby zmiany były skuteczne muszą zostać zgłoszone przez Zarząd i wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego. Zgodnie z art. 9 ust. 4 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym do wniosku dotyczącego zmiany umowy podmiotu wpisanego do Rejestru, działającego na podstawie umowy, załącza się także tekst jednolity umowy, z uwzględnieniem wprowadzonych zmian. W przeważającej części przypadków, dopiero po lekturze tekstu jednolitego umowy uwzględniającego wprowadzone zmiany, widać, czy są one zgodne i spójne z zapisami umowy, które nie były przedmiotem modyfikacji.

NAWET POPRAWKI REDAKCYJNE.

Tekst jednolity umowy spółki to nic innego jak pierwotny tekst umowy, uwzględniający każdą kolejną jej zmianę. Zmiany muszą być wprowadzane nie tylko na podstawie uchwały Zgromadzenia Wspólników, ale przede wszystkim w literalnej zgodzie z jej treścią. Pojawia się zatem pytanie, czy błędy dostrzeżone na etapie tworzenia tekstu jednolitego mogą być w nim usuwane lub poprawiane. Przepisy o spółce akcyjnej stanowią, że walne zgromadzenie może upoważnić radę nadzorczą do ustalenia jednolitego tekstu zmienionego statutu lub wprowadzenia innych zmian o charakterze redakcyjnym określonych w uchwale zgromadzenia (art. 430 § 5 k.s.h.). Poprawki redakcyjne to wyłącznie poprawki o charakterze technicznym. Mogą one dotyczyć na przykład uporządkowania numeracji, usunięcia powtarzających się wyrazów, błędów stylistycznych, prawidłowej odmiany. Regulacje kodeksu spółek handlowych odnoszące się do spółki z ograniczoną odpowiedzialnością nie zawierają jednak odpowiednika art. 430 § 5 k.s.h. Oznacza to, że żaden organ Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością nie może dokonywać nie tylko jakichkolwiek merytorycznych modyfikacji w treści uchwalonych przez Zgromadzenie Wspólników zmian, ale właśnie także modyfikacji o charakterze redakcyjnym. Nawet gdyby Sąd Rejestrowy przez nieuwagę uwzględnił wniosek wraz z dołączonym do niego tekstem jednolitym zawierającym „poprawki”, to należy mieć na uwadze, iż tekst jednolity jest jedynie technicznym odwzorowaniem pierwotnego tekstu umowy zawierającego wprowadzone w nim zmiany. O aktualnym brzmieniu umowy spółki będzie zatem przesądzała treść uchwał Zgromadzenia Wspólników zawierająca zmiany umowy spółki, a nie „poprawiony” tekst jednolity.

BŁĘDY KOSZTUJĄ.

Niedopatrzenia przy uchwalaniu zmian w umowie pociągają za sobą ujemne konsekwencje w wymiarze finansowym i czasowym. Usunięcie błędów wiąże się w zasadzie z powtórzeniem procedury uchwalenia zmian. Oznacza to, że co do zasady Spółka musi ponownie ponieść koszty związane ze zwołaniem Zgromadzenia Wspólników, takie jak chociażby przygotowanie i doręczenie zaproszeń czy wynajem miejsca, w którym odbędzie się zgromadzenie oraz kosztów związanych ze sporządzeniem protokołu zgromadzenia przez notariusza (art. 255 § 3 k.s.h.). Wymiar czasowy jest niejednokrotnie bardziej dotkliwy, albowiem „poprawione” zmiany muszą zostać zgłoszone ponownie do Sądu Rejestrowego. Te jak wiadomo są obecnie przeciążone, w konsekwencji czego oczekiwanie na wpis liczy się często w miesiącach. Do zarejestrowania zmiany umowy spółki stosuje się odpowiednio przepisy art. 164 § 3, zgodnie z którym Sąd Rejestrowy nie może odmówić wpisania spółki do rejestru z powodu drobnych uchybień, które nie naruszają interesu spółki oraz interesu publicznego, a nie mogą być usunięte bez poniesienia niewspółmiernie wysokich kosztów. Sąd Rejestrowy nie odmówi zatem zarejestrowania zmian zawierających nieuporządkowaną numerację, uchybienia o charakterze stylistycznym, a nawet niepoprawnie brzmiące odesłania do obowiązujących aktów prawnych. Inaczej będzie już jednak w sytuacji, w której uchwalana zmiana doprowadza do wewnętrznej sprzeczności w treści samej umowy i powoduje na przykład opisany już wcześniej spór kompetencyjny pomiędzy organami. Inną jeszcze konsekwencją błędów popełnionych w trakcie wprowadzania zmian w umowie spółki jest to, że niedopatrzenia kładą się cieniem na wizerunku zarządu, który z reguły jest odpowiedzialny za zwołanie i prawidłowy przebieg Zgromadzenia Wspólników. Projekty uchwał zawierających zmiany w umowie spółki powinny być zatem zweryfikowane przed ich podjęciem na płaszczyźnie merytorycznej oraz proceduralnej. Obligatoryjnym elementem przygotowań powinno być także uprzednie opracowanie tekstu jednolitego umowy zawierającego przewidywane zmiany i jego uważna lektura. Wtedy jest jeszcze czas na to, aby usunąć dostrzeżone uchybienia.